Expérimentation des ambassadeurs PARCEO

Les orientations nationales

Inscrit dans la stratégie de transformation du système de santé « Ma santé 2022 » et de son volet numérique, le programme e-parcours vise à offrir un bouquet de services numériques pour les professionnels de santé.
L’instruction DGOS du 24 mai 2019 relative à la mise en oeuvre du programme e-parcours fixe les objectifs suivants :

• Développer et simplifier les liens entre les professionnels exerçant dans les secteurs sanitaire, médico-social et social dans une logique de prise en charge décloisonnée
• Renforcer la coordination entre les acteurs et la fluidité des parcours en s’appuyant sur le déploiement de collectifs de soins territoriaux et plus particulièrement sur les CPTS

Toutefois, la DGOS rappelle que la réussite de la transformation numérique est étroitement conditionnée à l’utilisation généralisée de l’outil, en vue d’assurer un maillage cohérent des parcours et des acteurs.

Les objectifs régionaux

Conformément aux orientations nationales, l’ARS Grand Est a soutenu la création d’un outil régional de e-parcours nommé Parceo.

La maitrise d’ouvrage relative au déploiement de cet outil est déléguée au GRADeS Pulsy. À ce titre, Pulsy se voit confier les missions suivantes :

• Décliner le Programme e-Parcours national porté par la DGOS
• Construire et déployer un service qui s’adapte aux organisations établies et permet la prise en charge coordonnée des patients
• Sensibiliser les acteurs du sanitaire et du médico-social à la notion de parcours pour éviter les ruptures de prise en charge
• Structurer les déploiements par territoire
• Favoriser le travail en exercice coordonné entre l’hôpital et la ville
• Favoriser les réflexions de prises en charge forfaitaires
• Valoriser le programme e-Parcours en cohérence avec le déploiement de services nationaux

Depuis septembre 2022, Parcéo facilite la coordination des professionnels dans le cadre de parcours thématiques structurés grâce à un bouquet de services permettant de :

Simplifier et fluidifier la communication et le partage d’information :

• Messagerie sécurisée
• Messagerie instantanée, partage de documentation
• Système de visio-conférence
• Réseau social professionnel

Faciliter et soutenir le pilotage de la structure :

• Tableau de bord dédié au pilotage
• Plateforme/outil collaboratif, outil de planning
• Annuaire des professionnels de santé de ville, établissements sanitaires et médico-sociaux
• Agenda partagé

Soutenir la mise en place opérationnelle des projets de santé :

• Système d’adressage des patients
• Organisation des SNP
• Outil pour la déclinaison des protocoles ou actions relatives à l’ETP
• Outil d’appui à la mise en place de formations aux professionnels

L’objectif principal est d’outiller les structures d’exercice coordonné type CPTS, ESP, MSP, DAC etc.
Afin d’assurer sa cohérence avec les besoins des professionnels, l’outil est mis à jour régulièrement, en fonction des remontées du terrain et du Club Utilisateurs.

Les CPTS : des acteurs à mobiliser dans le déploiement de l’outil PARCEO

Les CPTS sont investies d’une responsabilité populationnelle et constituent un réseau territorial de proximité en vue d’établir une organisation des professionnels de santé rénovée et plus collective, permettant de favoriser l’accès aux soins, de développer les parcours pluri professionnels et de renforcer le lien Ville-Hôpital.
A ce titre, l’outil e-parcours régional (Parceo) intervient en appui des CPTS pour permettre la création d’un collectif de soins au service des patients.
Trois entretiens ont été menés en juillet afin de cibler les attentes des CPTS au regard de l’utilisation et du déploiement de Parceo. Les professionnels ont notamment mis en évidence les besoins suivants :

• L’accompagnement à l’usage de Parceo, notamment pour démontrer la pertinence et la plus-value de l’outil, ainsi que la nécessité de disposer d’un dispositif de coordination commun
• Le besoin de moyens méthodologiques (kit de communication…)
• Un soutien financier pour la mise en place d’évènements promotionnels autour de Parceo et pour l’accompagnement à l’usage

Au 1er mars 2024, la région Grand Est compte 4151 utilisateurs Parceo, sur 219 643 professionnels de santé soit 1.88%. Parmi ces derniers, nous comptabilisons 1770 utilisateurs actifs (réalisant au moins une connexion mensuelle).

Aussi, l’objectif repose sur l’accélération du déploiement régional de Parceo et sur l’augmentation significative du nombre d’utilisateurs actifs.

C’est dans cette optique que l’ARS Grand-Est et le GIP Pulsy souhaitent lancer une expérimentation « ambassadeur Parceo », dans laquelle pourront participer les CPTS souhaitant se mobiliser autour de l’outil e-parcours. Cette démarche s’inscrit en partenariat avec l’Assurance Maladie et les URPS médecins libéraux, pharmaciens, masseurs-kinésithérapeutes et infirmiers.

Cadrage de l'expérimentation

Les CPTS dont les candidatures auront été retenues seront conviées à une phase de formation en visio (séminaire), proposée par Pulsy, en début d’expérimentation.

Proposition de calendrier (qui pourra être revu et adapté en fonction des disponibilités des candidats) :

• Sur des horaires de soirées ou le temps de midi (12h/14h)
• 2h par session (avec enregistrement)
• Semaine du 24 juin et du 1er juillet

Le séminaire portera sur plusieurs modules de formation :

• Utilisation de Parceo et de l’interface de gestion des habilitations Pulsy
• Méthodologie de déploiement :
  • Promotion et formation auprès des professionnels
  • Communication autour de Parceo sur le territoire
• Complémentarité entre le e-parcours et les services socles nationaux : Mon espace santé, INSi (identité nationale de santé intégrée), DMP, messagerie sécurisée de santé…
• Sensibilisation aux aspects juridiques et sécurité de Parceo et des outils numériques

 Missions du binôme ambassadeur

La CPTS retenue au titre de cette expérimentation sera amenée à nommer un binôme ambassadeur dont les missions seront les suivantes :

Promouvoir le service

• Informer et sensibiliser,
• Animer des ateliers d’informations
• Développer une communauté de professionnels autour de Parceo
• Aller au contact des structures d’exercice coordonné, des professionnels de santé libéraux et des établissements de santé et médico-sociaux

Former les professionnels à l’usage

• Gérer des comptes sur Parceo (création des accès, mises à jour)
• Organiser des temps de formation (qui seront notamment l’occasion d’expliquer la complémentarité entre Parceo et les services socles nationaux)

Accompagner les professionnels à l’usage

• Être le référent privilégié sur le territoire pour toute sollicitation
• Être en contact régulier avec les professionnels utilisateurs de Parceo

Les prérequis et le profil

Les prérequis

Le rôle d’ambassadeur doit être attribué à un binôme médico-administratif afin de disposer de compétences administratives et médicales, nécessaires à la réalisation des missions confiées

Le profil

Il est conseillé de nommer un binôme disposant des savoir-faire et savoir-être suivants :

• Être à l’aise en informatique et sur Parceo
• Être convaincu de l’efficacité de l’outil
• Avoir des qualités relationnelles (capacité de communication, de persuasion…) et être à l’aise à l’oral afin d’être porte-parole sur le territoire
• S’intégrer dans un réseau de professionnels de santé
• Être légitime en tant qu’ambassadeur sur son territoire
• Être leader en matière d’organisation sur le territoire et être en capacité d’accompagner au changement
• Avoir une connaissance des services socles nationaux (Mon espace santé, INSi, DMP, messagerie sécurisée de santé…) et être impliqué dans l’écosystème.
• Pour les coordonnateurs CPTS, avoir participé à la formation PACTE proposée par l’EHESP, l’ARS et la FEMAGE est un critère intéressant à valoriser

Le FIR octroyé aux CPTS

Les financements se composent de deux forfaits :

• Un forfait horaire de 50€/heure. Il s’agit d’un forfait fixe sur la base de 10h/semaine soit 2000€/mois maximum.
• Un forfait évènement afin de financer tout évènement ainsi que des groupes de travail dédiés à la promotion de l’outil. 1600€ seront octroyés à la CPTS.
  A noter qu’un formateur Pulsy se rendra présent lors de ces évènements afin d’apporter un appui pédagogique en soutien du binôme ambassadeur.
  Il est demandé à la CPTS de communiquer un questionnaire de satisfaction à la suite de chaque évènement, afin d’analyser les attentes des professionnels et de s’adapter aux besoins relevés.

Les postes de dépenses sont précisés dans le modèle de budget prévisionnel annexé au présent cahier des charges.

Justificatifs des dépenses

Comme précisé dans la partie 4.A, chaque CPTS s’engagera dans la démarche via la signature d’une convention FIR.

Un dialogue de gestion sera organisé avec chaque CPTS à la fin de l’expérimentation et à réception du bilan d’exécution et des justificatifs.

A ce titre, il sera attendu de la CPTS la réalisation et la communication à l’ARS des éléments suivants :

• Un budget prévisionnel : qui précise les postes de dépenses strictement éligibles à la subvention versée. Par conséquent, les consommations non concernées par ces postes de dépense ne seront pas prises en charge.
• Le bilan d’exécution final signé : ce document fera état, à l’euro près, de l’ensemble des dépenses relatives à la subvention versée. Le bilan d’exécution est composé de deux volets :
  • Un volet qualitatif : il est demandé à la CPTS de mettre en lumière les résultats qualitatifs des actions qu’elle a menées au titre du présent appel à projet
  • Un volet quantitatif : il s’agit d’une justification financière afin d’expliciter les postes de dépense engagés au regard des missions effectuées

N.B : un modèle de bilan d’exécution sera fourni à la CPTS en annexe de la convention FIR et du présent appel à projet (en format Excel). Seul ce dernier sera recevable.

• Les pièces justificatives : tout élément permettant de justifier la dépense et les actions menées. Les devis, factures et les listes d’émargement aux évènements organisés par la CPTS sont obligatoires.
  En outre, la CPTS est également invitée à communiquer les pièces suivantes : liste de professionnels et structures rencontrés/accompagnés, programmes des évènements promotionnels, liste des intervenants…

N.B : A la fin de l’expérimentation, tout excédent non consommé par la CPTS constaté dans son bilan d’exécution final, fera l’objet d’une reprise par titre de recette par l’ARS.

La CPTS retenue au titre du présent appel à projet devra répondre à des indicateurs obligatoires et des cibles afférentes, lesquels seront rappelés dans les conventions de financement FIR.

De plus, il sera également demandé à la CPTS de communiquer un rapport synthétique de retour d’expérience dans lequel seront identifiés :

• Les réussites
• Les échecs
• Les leviers
• Les freins
• La pertinence de reconduire l’expérimentation ou sa généralisation

Durant la période d’expérimentation :

• Nommer et indemniser à hauteur du forfait fixe (partie 4.A) le binôme d’ambassadeur
• S’engager dans la promotion exclusive de l’outil Parceo comme outil du e-parcours et de la coordination des soins
• Participer à la formation proposée par Pulsy (partie 3.A)
• Organiser au moins 2 évènements promotionnels autour de Parceo
• Ouvrir ces évènements promotionnels à l’entièreté du département

Il est demandé à la CPTS de soumettre un projet de coordination dédié à la mission, composé des éléments ci-dessous :

• Une comitologie interne à la CPTS et dédiée à l’expérimentation
• Une stratégie opérationnelle de communication, de promotion et d’accompagnement des professionnels, mettant en lumière un travail concerté avec les acteurs du territoire
• Les profils du binôme d’ambassadeur retenu
• Un budget prévisionnel qui précise les postes de dépenses envisagés (un modèle de budget est annexé à ce présent appel à projet)
• Un rétroplanning

Le comité de sélection sera attentif à plusieurs points lors de l’étude des candidatures :

• Pertinence et opérationnalité du projet au regard des besoins des professionnels et du territoire ;
• Coopération avec les autres acteurs du territoire (CPTS, MSP, ESP …)
• Précision et clarté de la candidature

• Dossier incomplet et hors délai
• Les candidatures proposées par d’autres structures que des CPTS
• Tout projet déjà financé dans sa globalité par ailleurs